Los negocios en la actualidad se pueden apreciar desde dos puntos de vista: uno tecnológico y otro social. Los administradores deben entender de cuestiones tecnológicas y manejar conceptos sociales en su negocio, para que puedan tomar decisiones encauzadas al logro de los objetivos de su organización. La tecnología tiene que ver con el cambio gerencial, ya que proporciona herramientas poderosas a los administradores. Con la computadora se han desarrollado sistemas de información que permiten obtener, analizar y comprender una gran cantidad de información.
El aspecto tecnológico es el que interesa tratar en este punto. En resumen, la importancia que tiene la computadora en los negocios.
El poder de las computadoras aumenta cuando son conectadas en red y más aún con internet; esto permite la distribución instantánea de información dentro y fuera del negocio. El correo electrónico y otras formas de comunicación en red permiten a los administradores ampliar su ámbito de control y dirigir trabajadores y organizaciones en cualquier lugar en el que se encuentren. Les permiten incluir más personal en el proceso de planeación, también para la autoorganización de equipos de trabajo, al mismo tiempo pueden mantener el contacto con los subordinados para supervisar su trabajo, desarrollar controles en tiempo real, crear, almacenar y diseminar los conocimientos de la organización. Las computadoras han transformado la estructura de las organizaciones, es decir, estas estructuras han reducido el número de niveles jerárquicos. Esto se debe a que sólo la información necesaria y oportuna se encuentra a disposición de los empleados de más bajo nivel jerárquico para que éstos puedan tomar decisiones sin importar que se encuentren en lugares distantes.
Como se puede observar en la figura 16, la empresa X representa un negocio compuesto de gerencias o áreas, las cuales a su vez tienen departamentos, que también tienen a su cargo subdepartamentos operativos. Esta estructura varía dependiendo del tipo, tamaño y giro del negocio de que se trate.
En cualquier organización o negocio se deben tomar decisiones sobre muchos asuntos que se presentan con regularidad (diariamente, a la semana, al mes, al trimestre, etc.), y para hacerlo es necesario que la información esté actualizada. Para lograr esto, se requiere del uso de la computadora. Con la computadora se desarrollan sistemas para obtener reportes bien estructurados que contengan información necesaria para la toma de decisiones que sirvan para el logro de los objetivos de la empresa. Algunas de las razones más importantes que justifican el uso de las computadoras en los negocios son las siguientes:
a] Su gran capacidad para realizar cálculos, ordenar y recuperar información.
b] Procesan grandes volúmenes de información.
c] Mayor rapidez para búsquedas de información complejas.
d] Exactitud para el manejo de operaciones aritméticas.
e] Salvaguardan la información y la mantienen disponible cuando cualquier usuario la requiera o sólo personas autorizadas.
f] Mejoran la comunicación dentro y fuera de la organización, ya que aceleran el flujo de información entre empresas remotas y personal interno.
g] Mejoran los servicios a los clientes mediante una mejor comunicación.
h] Pueden hacer que se lleven a cabo relaciones más estrechas con los proveedores, acordando mejores precios, cumpliendo con las fechas de entrega y pagos. También mejoran el procesamiento de facturas por medio del uso de procedimientos de control por lote.
i] Ayudan a dar un mayor seguimiento de los costos de mano de obra, bienes e instalaciones.
j] Introducen nuevos productos con investigación de mercados, utilizando bodegas y minería de datos.
k] Pronostican variables determinantes para el comportamiento futuro del negocio, para tomar medidas precautorias al respecto.
l] Utilizan modelos de simulación que representan situaciones críticas en el negocio, sin afectar el estado real del mismo.
Ahora se comentará cómo la computadora interviene para resolver problemas de información en cada una de las áreas de un negocio (gerencias y departamentos). En la Gerencia de Administración, en el Departamento de Personal, la computadora ayuda con el procesamiento de la información referente a: nómina, prestaciones, registro de personal, remuneraciones, relaciones sindicales, capacitación, seguimiento de empleados de la carrera en la empresa, planeación de personal, por mencionar algunas. En el Departamento de Contabilidad y Finanzas, la ayuda que brinda la computadora tiene que ver con: depósito de cheques, pago de impuestos, facturación, entrega de mercancías, presupuestos, diario, contabilidad de costos, cuentas por pagar/cobrar y manejo de fondos.
En el Departamento de Servicios Generales, con computadora se manejará la información de compras, el control de inventario para estimar el tamaño del lote y los servicios de ingeniería (véase la figura 17).
En la Gerencia de Producción, en la Planta de Ensamble, la computadora facilita las tareas que tienen que ver con: programación de la producción, compras, recepción/ embarques, control de pedidos, etc. En el Departamento de Ingeniería Industrial, en la planeación de recursos materiales, en operaciones, en el control de calidad, en la programación de tiempos y en la distribución de planta, por mencionar algunos (véase la figura 18).
En la Gerencia de Mercadotecnia, en el Departamento de Ventas, la computadora se usa en: la administración de ventas, la promoción de productos, el manejo de los precios, la introducción de nuevos productos, con un sistema de información de pedidos en tiempo real. En el Departamento de Estudios de Mercado se utiliza la computadora para llevar a cabo investigación de mercados y el estudio de productos piloto (véase la figura 19).
